使えるファイル箱

クラウドに保存することで必要な情報はいつでもどこからでもアクセスできます。本社でアップした資料を現場で確認。現場で撮った写真を取引先の共有フォルダに保存するだけで、データ共有は完了します。タイムリーに情報にアクセスできるため働き方改革の一役を担います。

ファイルを複数に分割する手間、パスワード付きZIPでメールにデータを添付する手間がなくなります。使えるファイル箱にはファイル転送容量上限がないため、データ容量を気にすることなくファイルをアップロードすることも可能です。

外部メモリなどの保存では置き忘れ、紛失などのリスクが伴いますが、クラウド保存にはありません。どれだけ注意をしていても起こってしまう可能性があるリスクを、根本から改善します。

外部とデータを簡単に共有したい。でも自社ファイルサーバを外部に公開することはセキュリティの面からも難しい。使えるファイル箱なら、取引先ごとに共有フォルダを作成することや、状況に応じたユーザーの管理権限やアクセス制限を柔軟に設定できるのでセキュリティ面も安心して利用できます。

ファイル共有をするには２通りあります。頻繁に付き合いのある取引先とは「共有フォルダ」を作成し、だれがアクセスできるかを設定します。あとは、共有したいファイルをいつもの操作で共有フォルダ保存するだけです。メールやチャットで「○○のデータを入れておきました」と一言伝えるだけで済みますし、「〇日までに請求書をアップする」などと定めておくと、パスワード付きZIPメールを送るすべてのステップから解放されます。

ファイル共有をする２つ目の方法。常に取引があるわけではない業者、担当者とのやりとりには一時「共有リンク」を作成します。ファイルを右クリックしたメニューから「共有リンク作成」を選ぶだけなので使い方もシンプル。作成したリンクはメールなどに貼り付けるだけで、相手側はリンク先からデータをダウンロードできます。そのため、メールの容量などを気にする必要もありません。共有リンクにはパスワードや有効期限を設けることも可能です。

自社サーバ運用に必要なサーバ代、場所代、電気代、人件費などはクラウドストレージ運用に切り替えるだけで大幅にコストダウンできます。

自社サーバで運用する際には耐震設備などに課題が残る場合も。使えるファイル箱なら設備が整った国内データセンターで管理されているため、乗り換えるだけで管理の手間がなくなります。

自社サーバ運用にて容量が足りなくなった場合、サーバを発注するところから設置するまで、費用も人材も時間もかかります。使えるファイル箱なら必要容量を管理画面で入力するだけで即日から利用することができます。

誰がどのファイルをアップロード、ダウンロード、閲覧したのかは管理者権限のあるユーザーのみが確認できます。ユーザー数無制限のメリットを活かして社員ごとにアクセス権を与えることでログの確認なども容易に行うことが可能です。

「部長、課長、一般社員」または、「A支店、B支店」などフォルダごとにアクセス可能ユーザーを制限することで様々な利用場面に応用できます。また、紙の資料を減らすことで、紙、収納用棚、またそれらを保管するスペースなどが不要になるなどのメリットもあります。

情報を探す時間を節約するだけでも業務効率は大幅に改善します。大量の資料から１枚の資料を人力で探すのと、パソコンの検索窓でタイトルを入力するだけで資料が確認できる差は、ITに詳しくない人から見ても明らかです。また、紙の資料を減らすことで、紙、収納用棚、棚を置くスペースなどが不要になるなどのメリットもあります。

メールで間違って請求書データを送ってしまった！すぐに気づいてもメールで添付してしまっている場合はデータを相手に削除してもらわなければなりません。クラウド保存で共有リンクを送信した場合には、リンクを無効にするだけで、データの閲覧が不可能になるので万が一にも安心です。

現在パソコン容量を圧迫しているそのデータは本当にすべて「今」必要でしょうか？過去のデータや閲覧数の限られたデータをクラウド保存に切り替えるだけでパソコン容量を節約することができます。必要なファイル/フォルダは「常に同期」、必要なデータのみ「ダウンロード」して保存。一度ダウンロードされたデータは何日間パソコンに保存するか設定可能です。分かり易いアイコン表示で、ダウンロードされたファイル、同期されたファイル、クラウド保存されたファイルが一目でわかります。

現場の社員が使いづらい、新しい操作を教える、覚える必要がある場合、業務効率アップは図れません。

使えるファイル箱はパソコンでいつものフォルダを開いて利用するのと、まったく同じ使い方が可能です。ファイルのコピー、貼り付け、ドラッグアンドドロップ、ショートカットキーまで同じです。いつもと同じ操作をしているだけで、データをクラウドに保存、共有が可能です。

普段利用しているワード、エクセル、パワーポイントももちろん、特別な操作は必要なくデータの更新、保存、共有ができます。

ユーザー数無制限だから、必要な人数分のユーザーが作成でき、ユーザー追加コストを心配する必要がありません。ユーザーごとにファイルデータの履歴（アップロード、ダウンロード、削除）も可能なため、セキュリティ面も安心です。

フォルダごとに読み込み、書き込みの制限がかけられ、利用者層に合わせて権限変更が行えます。またフォルダ毎にアクセス可能なユーザーを設定できるので、クラスや研究室ごとといった使い分けも容易です。

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