サービス: 使えるファイル箱
北国の生活環境を総合的にプロデュース。クラウドサービスの利用でグループ間のさらなる連携を推進
今回は北海道を拠点とし、エネルギー、輸送、自動車など道内の方々の生活を支えるさまざまな基幹事業を手掛けている熱原（ねつげん）グループ様にインタビューをさせていただきました。
熱原グループの構成企業は計8社。ガソリンスタンドの運営や、灯油・ガスなどの石油製品の販売といったエネルギー事業を行う「熱原株式会社」、燃料を給油所に運ぶ輸送事業を担う「熱原輸送株式会社」など、各社がそれぞれの分野を担当しています。また、寒さが厳しい北海道には欠かせない暖房設備・給湯機器などの手配、道内ではなくてはならない車の販売など、エネルギーおよびインフラ面を中心にさまざまな関連事業を手掛けている会社様です。
この度は、グループ内でのペーパーレス・DX化の一環として2024年秋より「使えるファイル箱」を導入していただきました。
熱原グループ 柏木様（写真左上）と使えるねっとスタッフ
今回は初のZoomインタビューです！
今回は同社を代表し、熱原グループ 人事部の柏木様にオンラインでのインタビューにご協力いただきました。
紙でのやり取りを根本から変革。「使えるファイル箱」をグループ全社のDX・ペーパーレス化の皮切りに
熱原グループ様がクラウド導入に踏み切ったきっかけは、これまでの社内スタンダードであった「紙」でのやり取りを変えるべきだという意見からでした。
事業活動を行う上ではもちろん、書類のやり取りが欠かせません。グループ内の会議資料、経理伝票などさまざまな資料がある中で、かねてより郵送やFAXが主な情報伝達手段になっていました。
「これまではすべての資料を紙で印刷して送っており、社内におけるIT導入ができていない状況でした。今回はDX化、ペーパーレス推進という観点からクラウドサーバを導入し、データでやり取りするという取り組みを行いたいと考えていました。
グループ内に8社ありますが経営陣は同じですので、主な会議には役員も含め同じメンバーが出席します。会議資料のやり取りなどは必ず発生しますし、そういった意味でもグループ間で紙ではなくデータを使ってうまく連携を取りたいと考えました」（柏木様）
広い北海道を拠点としている同社では、道内であっても支社間の距離はかなりのもの。たとえば、札幌と帯広の拠点で紙の資料を送ろうとするとタイムラグが出てしまいます。
「一度、ネッツトヨタの支店で保存している紙を整理したんですが、なんと10トン（！）近くの紙が出てきたんです。ここまでの規模になるとやはり保存するだけでも大変なので、これから書類は基本的にデータで保存・やり取りできるような体制を構築した方が効率的だ、という結論に至りました」（柏木様）
初のクラウドサーバ、導入の決め手は圧倒的なハードルの低さと安心感
「実はDX化を進めるにあたって、1年ほど前に使えるねっとさんとお話したことがありました。何社か比較してはいて、他のいろいろなクラウド製品であったり、自社でサーバを準備する場合なども考えていたんです」（柏木様）
初となるクラウドサーバを導入するにあたって、一番重視されたのは導入時の費用面だったそう。「紙ベースの運用を変革する」という大目標を達成するために、まずは
１）簡単に使える
２）最小限の機能でクラウドサーバが導入できる
３）費用面も最適
といった点を条件としてお選びいただきました。
「クラウドサービスは場所を問わずに使えるのがメリットのひとつですし、北海道の企業でなければいけないといった制約もありません。当社としては使いやすく、セキュリティ面で安心できるサービスを選びたいと思っており、一番条件に当てはまったのが使えるファイル箱でした。本当に、あまり考えずに安心して使用できていますので心強い製品だと思います」（柏木様）
「使えるファイル箱」の充実したセキュリティ機能
グループ８社、数百名規模で利用をスタート。ファイル箱の特徴「ユーザ数無制限」を最大限に活用
他社と比較して価格プランが柔軟で独自性があったことも、ファイル箱をお選びいただいたポイントのひとつでした。
「やはり、今までやっていなかったことを始めるとなるとさまざまなハードルがありますが、その中でも価格面は一番最初にクリアすべき点になってきます。グループ8社で使用していますので、特にユーザ数無制限は嬉しい仕組みです。アルバイトや現場のスタッフも多くいる中では、頭数でカウントとなると線引きが難しくなります。これから利用人数を拡大していく上でも人数ベースの課金と比べて導入のハードルはかなり下がりました」（柏木様）
まずは管理部門でクラウド導入を進め、今後は紙ベースのやり取りを完全になくしていきたいという思いのもと、日々運用法を模索していらっしゃる様子が伝わってきました。
「そもそも書類を印刷する前にはPCでデータを作っているため、最後の印刷という工程がなくなったイメージですね。ただ社内で全員がパソコンを持っているわけではないため、まずは各社の管理課（総務・労務などを担う部署）とデータのやり取りができることを目指しています」（柏木様）
熱原グループ様公式ホームページ。
北海道のインフラを支える多角的な事業を行っています。
クラウドサーバを基盤にさらなるデジタル化を目指す。「DXの最初の入口」としての期待感
熱原グループ様には今回、DX化の先陣を切るサービスとして使えるファイル箱をお選びいただきました。データの活用がどこまで進むかは、文字通りツールの使いやすさにかかっているといっても過言ではありません。
「今まではメール添付でデータを送ることもあったのですが、サーバの容量制限があったり、人によってメールの書き方が違うので見落としてしまったりということもありまして。ある程度PCを使える者からすれば、添付ファイルを付けるのも、開くのも手間がかかります。クラウドサーバに保管しておいて、閲覧できる人を設定して、という形で運用できればよりスマートですよね。
使えるファイル箱は、別のサイトにアクセスしなくてもこれまでと同じエクスプローラー形式で利用できますし、この点はとても使いやすいです」（柏木様）
当初の課題だったDX化をクラウドの力で推進。さらなる拡大に向けての環境作りに奔走
「使えるファイル箱」の導入により、当初目標としていた基本的なクラウドの活用は達成できてきたと仰る柏木様。
インタビューの終盤では、クラウドサーバを皮切りに、今後の組織的なDX化についての基盤を固めていきたいというご意向について語ってくださいました。
「今はまだまだ各社で手書き資料を作っている場合も多いですので、今後に向けていろいろなシステムを導入して電子化していきたいと思っています。そこでデータのやり取りが発生するとなった場合は、今回のようにクラウドサーバを導入済みで下地ができていると進めやすいですから。アナログな部分を徐々にデータ化していくのが目下の目標です。
使えるファイル箱はとても好感触で、良い感じで利用できています！使えるねっと社は、より良い製品やサービスの提供に向けてユーザーからの意見を大事にしている会社だなという印象を持っていますので、今後も期待しています」（柏木様）
今回お話を伺った柏木様、ありがとうございました！
■使えるファイル箱
使えるファイル箱は、使えるねっとが提供するクラウドストレージサービスです。ユーザーはインターネットを通じてファイルを安全に保管・管理でき、どこからでもアクセスが可能。また、ファイルの共有や高度なセキュリティ機能も備わっているため、企業やチームでの利用にも適しています。また、ユーザー数無制限で1TBの大容量ストレージも魅力です。
長野県に自社運営のデータセンターを構え、AES256ビット暗号化を採用したセキュアなサービスでありながら低価格を実現。メール、チャット、電話でのサポート体制も充実しており、安心してご利用いただけます。
