独立系ITコンサルティング・調査会社である株式会社ITRによると、ユーザ間ファイル転送市場の2023年度の売上金額は55億7,000万円、前年度比8.2％増でした。同社の予想によると、ユーザ間ファイル転送市場の年平均成長率（2023～2028年度）は6.2％、2028年には市場規模が75億円に達するとのことです。
多様な働き方が実現するにつれ、社員が同じオフィスで働くとは限らず、データの受け渡しは今後もますますデジタル化していくことでしょう。これまではテキストファイルが中心だったのが、画像や映像ファイルをやりとりする機会も増えています。
今回は、ファイルの送り方をテーマに、メール添付とクラウドストレージのどちらが最適なのか徹底比較してみたいと思います。
目次
メール添付の基本と制限：意外と知らないルール
クラウドストレージを使ったファイル共有とは？
メール添付 vs クラウドストレージ：メリット・デメリット比較
クラウドストレージ活用で解決できる課題
「使えるファイル箱」でストレスフリーなファイル共有を
FAQ
メール添付の基本と制限：意外と知らないルール
日常的に行っているメール添付によるファイルのやりとりですが、意外と知らないルールがあります。それは、メールに添付する適切なファイル容量があるということです。
メールに添付するファイルは2MBまで
一般的には、ビジネスマナーとしてメールに添付するファイルは2MBまでといわれています。その理由は受信する側に負担をかけないためです。
メールに添付したファイルは送信時にテキストデータに置き換えられる（エンコード）ため、実際のデータ容量の1.3～1.5倍になります。つまり、2MBのテキストファイルであれば、相手のところに届く際には3MBになっているということです。
一般的な企業のメールサーバは送受信できるメール容量を10MBにしているところがほとんどですが、企業によっては古いシステムやサーバを使用しており、容量制限が3MBというケースもあります。そのため、手元のファイルが2MBを超えてしまうと、受け取れない可能性があるのです。
また、出先でスマートフォンを使ってメールチェックする人も多いですが、容量が大きいメールだと受信に時間がかかってしまいます。
1通あたりのメールの容量制限に加えて、メールボックスで保存できるデータの容量にも制限があります。メールボックスがいっぱいになれば、それ以上メールを受け取れなくなり、相手はメールを削除しなければなりません。
以上の点を踏まえ、受信する側の負担を考えると、メールに大容量ファイルを添付するのは避けて、できればサイズを2MB程度にしておくのがよいでしょう。
主要メールサービスの添付ファイル容量制限
企業のメールサーバに比べて、主要メールサービスの1通あたりのメール容量制限や保存できるデータ容量は大きめに設定されています。各サービスの制限は以下の通りです。
| メールサービス | 1通あたりのメール容量制限 | メールサーバの制限 |
| Gmail | 25MB | 15GB/1アカウント |
| Outlook | 25MB | 15GB |
| Yahoo!メール | 25MB | 2GB（利用状況によって異なる） |
メールにファイルを添付する際の注意点とは？
メールにファイルを添付してデータをやりとりするのはもはや当たり前になっていますが、実はそこにはセキュリティリスクも潜んでいることを忘れてはいけません。
そもそも、メールを「送信する」といっても手紙を書いて「送る」のとは異なります。手紙をポストに投函すれば手元からその手紙はなくなりますが、メールに添付したファイルは宛先の数だけ複製されます。言い換えれば、ファイルの中に収められている情報はその分だけ拡散する、ということです。
社内の複数の相手に送ったファイルがその後どのように管理されるかは知るすべもありません。悪意のある第三者に転送されるリスクも想定されるのです。
また、送信されたファイルは別の人によってさらに複製されたり、編集されたりする可能性があります。そうなると、どれが最新版なのか分からなくなり、正確な情報にアクセスするために余分の時間がかかってしまうことにもなりかねません。
クラウドストレージを使ったファイル共有とは？
メール添付によるデータのやりとりの限界やセキュリティリスクを考慮すると、私たちはそろそろ新しいファイル共有方法にシフトする時期なのかもしれません。
実際、多くの企業はメール添付からクラウドストレージサービスの導入に至っています。ここでは、クラウドストレージの仕組みや一般的な使い方、代表的なサービスについて紹介します。
クラウドストレージの仕組みと使い方
クラウドストレージとは、クラウド上にストレージ（データを記録する媒体）を設置し、インターネットを通じてアクセスできる仕組みを指します。
クラウドストレージが登場する前、記録媒体はHDDやUSBメモリが一般的でした。しかし、容量に限界がありますし、現在のように「いつでもどこでも」データにアクセスできることが重視されるビジネスシーンには徐々にそぐわないものとなってきています。
その点、クラウドストレージはインターネットを経由して格納されているファイルにアクセスするため、ネットワークがつながりさえすれば、どこでも、どんな端末からでもデータにアクセスできるのです。
ユーザはクラウドストレージに自由にファイルをアップロードしたり、ダウンロードしたりできます。メール添付の場合に比べてファイルの容量制限が格段に大きいため、画像や映像ファイルも相手の負担を気にすることなく共有できます。
また、クラウドストレージに保存されているファイルをただ取り出すだけでなく、権限を持ったユーザであれば直接編集することもでき、メール添付の場合のように最新版のファイルを探すために長い時間をかけることもありません。
代表的なクラウドストレージサービス
現在、さまざまなクラウドストレージサービスがありますが、個人や多くの企業が使っているものは以下の通りです。
| サービス名 | 容量 | 1回あたりのアップロード上限 |
| Dropbox Business | 全体で9TB | 最大100GB |
| Box （Business） | 無制限 | 5GB |
| Google Workplace （Business Standard） | ユーザ1人あたり2TB | 24時間以内に750GBまで |
| OneDrive for Business | 1TB | 最大250GB |
| 使えるファイル箱 （スタンダード） | 1TB | なし |
「使えるファイル箱」ならではの強み
ここで、使えるねっとが提供する「使えるファイル箱」ならではの強みについて解説しましょう。
・使い勝手の良さ
これまで慣れてきたメール添付の方法からクラウドストレージによるファイル共有に移行することになった場合、操作のしやすさは重要な要素でしょう。
使えるファイル箱なら、WindowsのエクスプローラーやMacのFinder内のネットワークドライブとして使用するため、いつもと変わらない感覚でファイルを簡単にやりとりできます。
・セキュリティの高さ
ファイル管理の面で使いやすさは重要ですが、企業にとって最重要なのはセキュリティです。
この点、使えるファイル箱は国内にあるISO27001（ISMS）認定の自社サーバによりデータを安全に管理しています。データ転送も最新のSSL通信とシークレットキーによる2重暗号化で厳格に保護されているので安心です。また、ログは記録され、後で確認できるため、監査証跡に役立てることができます。
・ユーザ数は無制限
さらに、使えるファイル箱のユーザ数は無制限です。企業の成長に合わせてユーザ数が増えても、料金は変わらずご利用いただけます。
「使えるファイル箱」まるわかり：オンラインストレージのよくある質問にお答え
メール添付 vs クラウドストレージ：メリット・デメリット比較
ここまで、メール添付とクラウドストレージのそれぞれの特徴を解説しました。まとめておきましょう。
| 比較項目 | メール添付 | クラウドストレージ |
| 容量制限 | 数十MBまで | 数GB以上も可能 |
| セキュリティ | データ誤送信や拡散のリスク大 | アクセス制限可能 |
| 送信の手間 | 毎回添付が必要 | リンク共有で簡単 |
| 受信者側の負担 | 受信時にダウンロード必須 | プレビュー機能あり |
比較項目①容量制限
メール添付の場合は多くても数十MB、一般的には2MB程度に制限されます。それに対して、クラウドストレージなら数GB、サービスによっては数十GBでも問題ありません。
比較項目②セキュリティ
メール添付の場合、相手先の数だけデータが複製されるので拡散リスクがありますし、誤送信の心配も常に付きまといます。クラウドストレージなら、いったんアップロードしたデータを削除することもできますし、誰がアクセスし、編集できるのか、権限設定が自由にできるため安心です。
クラウドストレージの安全性やリスク、おすすめのサービスについて知りたい方はこちら
比較項目③送信の手間
メール添付の場合は当然ながら毎回ファイルを添付する作業が必要です。場合によってはファイル形式を変換したり、サイズを圧縮したり、ひと手間かけなければなりません。また、マナーとして、ファイル添付の見落としを防ぐため、本文や件名に添付ファイルがある旨を明示しておくことが推奨されます。
それに対して、クラウドストレージなら、ファイルをアップロードし生成されたリンクをコピペするだけで簡単です。
比較項目④受信者側の負担
メール添付の場合、受信者側は必ずダウンロードしなければファイルの中身を確認できません。また、ファイルのサイズが大きければメールボックスをどんどん占有していくため、負担が大きいといえます。
それに対して、多くのクラウドストレージサービスなら、ダウンロードなしでもプレビュー機能によって内容を簡単に確認することができます。
クラウドストレージ活用で解決できる課題
メール添付とクラウドストレージを比較することで見えてくるのは、ファイル共有方法としてクラウドストレージの活用が圧倒的に優位ということ。ここでは、クラウドストレージを活用することで具体的にどんな課題が解決できるのか、3つの点を取り上げます。
社内外のファイル共有がスムーズに
社員だけでなく、社外のメンバーも加えたプロジェクトが立ち上がったとします。同じオフィス内にすべてのメンバーが同席していれば、直接資料をやりとりしたり、説明を加えたりできます。
しかし、社内でもあるメンバーはリモートワーク、社外のメンバーはオフィスにいないとすれば、ファイルの共有が大変です。毎回、メールの宛先に送るべき相手を選び、間違わないようにファイルを添付する作業を繰り返すのはストレスフルですし、どこかでミスも生まれるでしょう。
クラウドストレージサービスを活用すれば、ワンクリックでファイルをアップロードし、共有すべき相手にリンクを共有すれば大丈夫です。作業効率は格段にアップします。
セキュリティ対策の強化
クラウドストレージサービスでファイルを共有する際には、共有すべき相手にのみ権限を設定し、リンク送付もパスワード付きで行えます。情報拡散リスクはメール添付に比べて格段に低いといえます。
容量制限の心配なし
企業が取り扱うファイルはテキストファイルだけでなく、動画や画像ファイル、しかも画質が重視されるため大容量のものが多くなってきています。
クラウドストレージサービスなら、容量制限の心配がないため、安心してファイルのやりとりができます。
「使えるファイル箱」でストレスフリーなファイル共有を
企業が抱える多くの課題を解決してくれるクラウドストレージサービス、その中でもおすすめは使えるねっとが提供する「使えるファイル箱」です。
その理由は以下の通りです。
簡単な操作で導入しやすい
1番目の理由は簡単な操作で導入しやすい点です。特に中小企業の場合、これまで慣れ親しんできた方法を変えるのは難しい場合があります。メール添付によるファイル共有もその一つでしょう。多くの従業員はクラウドストレージサービスを導入するだけでも構えてしまいがちです。
この点、使えるファイル箱は普段と変わらない操作性のため、はじめての方でもすぐに使いこなすことができます。
法人向けのセキュリティ対策が充実
2番目の理由は、法人向けのセキュリティ対策が充実している点です。個人向けであれ、法人向けであれ、クラウドストレージサービスのセキュリティを心配せずに使えるというのは必須条件です。
それに加え、特に法人の場合、万が一のセキュリティインシデントに備えておくことも必要です。
この点、使えるファイル箱はランサムウェア対策も万全ですし、ログ監視のレポート作成機能も付いています。また、サーバのトラブルやハード障害などのサーバダウン時の緊急連絡を24時間受け付けているので、もしもの時も安心なのです。
無料トライアルで試せる
3番目の理由は、使えるファイル箱は無料で試せる点です。30日間無料トライアルが可能なので、社内全体で使い心地を試していただけます。
「使えるファイル箱」のビジネスプランはユーザ数無制限で、月額21,230円（税込、1年契約の場合）から。容量も必要十分な1TBを備えています。従業員数100人の中小企業であれば月額1人210円程度、300人では月額1人70円程度で、メール添付とは格段に異なる作業効率の高さと快適さ、安心のセキュリティを味わってみてはいかがでしょうか？
FAQ
1. クラウドストレージを使うと、取引先がファイルを開けないことはありませんか？
パスワードやアクセス制限がなければ、取引先がファイルを開けないということはありません。また、「使えるファイル箱」はブラウザで開けるため、取引先が特別なソフトを用意する必要はありません。
2. メール添付とクラウドストレージ、どんな基準で使い分けるべき？
容量が小さいテキストファイルや、宛先が複数ではない場合はメール添付、大容量ファイルや機密性の高いデータを送る場合、複数先と共有する場合にはクラウドストレージがおすすめです。
3. クラウドストレージのセキュリティが不安ですが、安全に使えますか？
本文でもご紹介した通り、「使えるファイル箱」では、アクセス制限やパスワード保護、ログ管理などのセキュリティ機能が充実しています。また、暗号化技術の中でも高い強度を誇る「AES256ビット暗号化」を採用しているため、安心してファイルを管理していただけます。
お電話でのお問い合わせはこちら：03-4590-8198
（営業時間：10:00-17:00）
