IoTやAIなどのテクノロジーが低コストで利用できるようになり、中小企業を含め、企業が保有するデータ量はますます増え続けています。そのため、膨大なデータ管理をどうしたら良いのか、頭を悩ませているご担当の方も少なくないでしょう。データが増えれば増えるほど、災害に備えた大容量データオンラインバックアップ方法も検討しなければなりません。また、ランサムウェアなどのサイバー攻撃にも耐えうる安全なオンラインファイルストレージサービスも必要です。
ここでは、企業がデータを保管するファイルストレージとは何か、そのメリットやデメリット、活用方法に関して説明します。また、数多くあるクラウドストレージサービスの中から自社に適したものを選ぶポイントについても解説します。
目次
ファイルストレージとは？
ファイルストレージを利用するメリット
ファイルストレージを利用するデメリット
ファイルストレージの比較検討のポイント
ファイルストレージの活用方法
高機能＆セキュリティで安心：おすすめファイルストレージ「使えるファイル箱」
FAQ
ファイルストレージとは？
ファイルストレージとは、デジタルデータやファイルを保存・管理するためのオンラインサービスです。厳密にいえば、これまで多くの企業で導入されてきた社内サーバもデータを格納するストレージであり、「ファイルストレージ」とみなして差支えありませんが、近年はクラウドサービスの急速な浸透に伴い「ファイルストレージ＝オンラインストレージ」という理解が定着しつつあります。この記事でもその前提で「ファイルストレージ」という語を用います。
ファイルストレージはインターネットを通じてアクセスできるので、社内サーバと異なり、ネット環境さえあればいつでもどこもで繋がることができます。そのため、オフィス内だけでなく、出張先や取引先訪問時でもファイルにアクセスすることができる点が一番の利点でしょう。
多くの企業でコロナ禍のテレワークにより、ファイルストレージの導入が一気に進みました。そして、コロナ後も引き続き高いテレワーク率が維持されています。
例えば、国土交通省が令和5年5月に発表した「令和4年度テレワーク人口実態調査」によると、令和4年度の従業員数1,000人以上の企業のテレワーカーの割合は36.7％で、令和3年度よりも3.4ポイント減少したものの、コロナ前の令和元年時の19.9％のほぼ倍の割合でした。企業規模が小さくなればテレワーカーの割合は減るものの、全体的な傾向としてコロナ前よりも高い水準が保たれています。
出典：令和4年度テレワーク人口実態調査（令和5年3月）｜国土交通省
（https://www.mlit.go.jp/report/press/content/001598357.pdf）
また、ファイルストレージは、個人や企業が日常業務の中でファイル共有したり、災害時などに備えたバックアップをしたりするのに利用されます。DXによって企業にとっての情報資産の価値は高まっているため、ファイルストレージはただ大容量でたくさんのデータを保管できるだけでなく、安全性の高さも求められます。
ファイルストレージを利用するメリット
ここでは、ファイルストレージを利用する3つのメリットについて解説します。
データのバックアップ
1つ目に、ファイルストレージを利用することでデータのバックアップを簡単に行うことができます。
現在、企業が保有するデータは多岐に渡ります。商品や顧客情報だけでなく、日常的なメールや社内SNSを使ったやり取り、社内の各種データへのアクセスログなどが含まれ、このすべてを従業員が個別のバックアップで対応するのは困難です。
また、データにとっての脅威として災害やサイバー攻撃だけでなく、ヒューマンエラーの存在も見逃すことはできません。どの企業においてもデータの重要性が高まる中、理由が何であれデータを消失してしまうなら、取引先や顧客からの信頼を一気に失ってしまいます。
この点、ファイルストレージによりデータのバックアップをしておけば、リスクを最小限に抑えることが可能です。
データの共有
2つ目に、ファイルストレージがあれば複数の人が同じデータにアクセスできるため、チームでの作業や共同プロジェクトの管理がスムーズに行えます。
ファイルストレージがなければ、データの共有はメールやチャット、オフィス内であればUSBメモリ経由で行うことになりますが、やりとりできるデータ量が限られてしまいます。また、受け取ったファイルを複数人が編集する場合、どのデータが最新版なのかが分からなくなることもあります。
この点、ファイルストレージなら大容量データを扱えますし、複数人がファイルストレージ上で編集できるため、データ保存の手間も省け、どのバージョンが最新版なのかも一目瞭然です。
ストレージ容量の拡張
3つ目に、ファイルストレージは必要に応じて容量を拡張することができるため、データ量が増えても安心です。
スタートアップのフェーズではそれほど多くの容量が必要なくても、従業員数や企業規模が拡大するにつれて保管するデータ量は増えていきます。ファイルストレージなら、事業の成長に合わせて大切な情報を保管できます。
ファイルストレージを利用するデメリット
多くのメリットがあるファイルストレージの利用ですが、デメリットがない訳ではありません。ここでは2つのデメリットについて説明します。
インターネット接続が必要
ファイルストレージを利用するためには、常にインターネットに接続している必要があります。オフライン環境では利用できません。
そのため、ファイルストレージに格納されているデータへのアクセスや、ファイルストレージ上での編集はインターネットの速度に依存してしまいます。オフィスなどネット環境が整った場所では快適にファイルを閲覧したり、仕事ができますが、出張先などで不安定なネット環境だと業務に支障が出る可能性があります。
セキュリティリスク
ファイルストレージの別のデメリットは、オンライン上にデータを保存するため、セキュリティリスクが存在する点です。適切なセキュリティ対策を行う必要があります。
これまでサイバー攻撃からデータを保護する点で、ファイルストレージはオンプレミスよりも安全だと考えられてきました。しかし、クラウド特有の脆弱性を悪用し、企業のクラウドデータを感染させて窃取する「ランサムクラウド」と呼ばれる攻撃がトレンドになってきている点を、多くの専門家が指摘しています。
従来型のオンプレミスでは、ファイアウォールによって内側と外側の境界を区切り、企業の情報資産は常に社内ネットワークの中に保管されていました。しかし、ファイルストレージはインターネットで繋がっているため、内側と外側の境界線が引きにくくなり、従来の社内サーバで採用していた方法では情報を守ることができません。
そこで、ファイルストレージが直面するセキュリティリスクに対応するために生まれたのが「ゼロトラスト」の考え方です。これは、名称が示す通り、社内外関わりなく「何も信頼しない」ことを前提にして、通信経路の暗号化やユーザ認証の強化、ログ監視などにより、情報資産を守ろうとするアプローチです。
ファイルストレージの比較検討のポイント
現在オンプレミスを使用していて、これからファイルストレージを導入する場合、数多くある中から自社に最適なサービスを選ぶにはどうすれば良いのでしょうか？
比較するポイントはたくさんありますが、ここでは必ずチェックしておきたい5つのポイントである「ストレージ容量」「セキュリティ」「ユーザ数」「料金体系」「操作性」について解説します。
ストレージ容量
企業の規模や従業員数、業務形態や保管するデータの種類などによって、自社にどのくらいのストレージ容量が必要なのかを検討します。
自社の将来性も考慮すれば、安心なのは「容量無制限」です。しかし、使い切れない可能性もありますし、サービスによっては「容量無制限」を選択すると料金が高額になる場合もあるため、安易に選ぶのではなく、必要十分な容量を見極めるようにしましょう。
ちなみに比較する際には「1TB（テラバイト）」がどのくらいかを理解しておくと役立ちます。大体の目安ですが、1枚1MBのオフィスファイルなら約100万枚、1分ほどの短い動画（10MB）なら約10万本、フルHD動画ファイルなら約166時間に相当します。
セキュリティ
いくらたくさんのデータを保管できても、それらがサイバー攻撃を受け、貴重な情報が消失してしまうなら、企業は甚大な被害を被ります。そのため、ファイルストレージサービスを選ぶ際にはセキュリティを重視する必要があります。
具体的にはアクセス制限、通信経路、ファイルの保存や送受信においてどのようなセキュリティ体制が構築されているのかをチェックしましょう。
ユーザ数
多くのサービスではユーザ数に制限があります。サービスを利用するために最低限必要なユーザ数を定めていたり、ユーザ数が増えるとプランの変更手続きが必要になったり、料金が加算されたりします。
一方、同じ料金でユーザ数無制限のサービスもあります。その場合、企業が急成長を遂げ、従業員が増えてもプランを変更する必要はありませんし、必要に応じて取引先にユーザIDを発行し、データ・ファイル共有することも自由にできます。
料金体系
ファイルストレージサービスの料金体系は大きく「データ容量課金制」と「ユーザ課金制」に分けられます。
前者はデータ容量に応じて料金が決められているサービス、後者はユーザ数に応じて料金が決められているサービスです。自社のユーザ数や必要なデータ容量に応じて、コストパフォーマンスを考慮してサービスを選びましょう。
操作性
ファイルストレージサービスの操作性も重要なポイントです。操作を学ぶのに従業員の大がかりな研修が必要になるとすれば、導入に二の足を踏んでしまうでしょう。普段使っている自社のOSと親和性がありスムーズに操作できれば、導入コストも最低限に抑えられるはずです。
ファイルストレージの活用方法
「ファイルストレージがあると便利そう」とは思っても、実際の業務や現場でどのように使われているのか、イメージが湧きにくい方もいるでしょう。ここでは、ファイルストレージの具体的な活用方法について紹介します。
取引先とのデータの受け渡し
ファイルストレージがあれば、ユーザIDとパスワードを新たに発行し、自社の従業員に加えて、外部の取引先や協力会社ともデータ・ファイル共有が簡単にできます。サービスによってはユーザ数が無制限のため、何十、何百ものユーザを簡単に追加できるのです。
ただ、社外のユーザが簡単に自社のファイルストレージにアクセスできることを懸念される方もいるかもしれません。もちろん、社内機密の情報に簡単にアクセスできないように、ファイルストレージでは権限の設定も自由自在です。例えば、「ダウンロードのみ」「アップロードのみ」のように設定し、ゲスト専用のフォルダにのみアクセスできるようにすれば、セキュリティ面でも安心です。
また、ユーザ数が増えれば増えるほど心配なのは共有するデータ量かもしれません。確かに社内サーバのようなストレージに保存する場合は物理的な限界がありますが、クラウドサービスならデータ量に応じて自由にストレージを増やすことができますし、最初から容量無制限のサービスを選ぶこともできます。
請求書のペーパーレス化
2022年1月に電子帳簿保存法（電帳法）が改正されてから2年の猶予期間がありましたが、2024年1月より電子保存が完全に義務化されました。これにより、電子データとして受領した請求書はすべてデータのままで保存しなければならなくなり、出力はできなくなりました（紙で受け取った請求書を電子化する義務はなし）。
この改正をきっかけに多くの企業が進めているのが請求書のペーパーレス化です。これまでは社内で作成、修正、承認、発行、送付という手続きをプリントアウトした書類で行っていた会社が、請求書をペーパーレス化し、ファイルストレージを使って社内他部署や取引先と共有するワークフローに徐々に移行しています。
これにより、紙やインク代などのコストだけでなく、請求書の発行や送付の作業が不要になり、人的コストも大幅に削減できます。取引先に共有する場合はアクセス権限の適切な管理・設定も自由自在です。
テレワーク環境の充実
コロナ禍以前になかなかテレワークが導入されなかった理由に、多くのファイルが社内サーバに保管されていたため、必要なデータに自宅などテレワーク環境からアクセスできないという問題がありました。
しかし、ファイルストレージを導入すれば、自宅であっても、出張先や取引先であっても、ネットワーク環境さえあればすぐに必要な情報に社内と同じようにアクセスできます。ファイル同期や編集もストレージ上で可能なため、共同作業も簡単に行え、いつでもどこでもオフィスにいるのと同じような作業環境を作り出すことができるのです。
BCP対策
BCP対策とは、企業が災害などの緊急事態においても被害を最小限に抑え、事業を継続できるようにするための対策・計画のことです。その一環としてファイルストレージを活用できます。ファイルストレージに企業にとって重要な情報を保管しておけば、万が一の事態に備えたバックアップになります。
高機能＆セキュリティで安心：おすすめファイルストレージ「使えるファイル箱」
「使えるファイル箱」は使えるねっとが提供するファイルストレージサービスです。ここでは、「使えるファイル箱」を企業向けファイル共有ソリューションとしておすすめする3つの理由について解説します。
ユーザ数無制限
「使えるファイル箱」はユーザ数無制限なので、企業の成長や従業員の増減に合わせて金額はそのままで柔軟に対応できます。ちなみに使えるファイル箱のスタンダードプランは1年契約の場合、月額21,230円（税込）で利用できるため、100人で利用すれば1人あたり月額210円程度、300人で利用すれば1人あたり月額70円程度で済みます。容量も必要十分な1TBです。
セキュアストレージで大切なデータを保護
「使えるファイル箱」は安心のセキュリティ対策で企業の大切なデータをしっかり守ります。
具体的には、暗号化技術の中でも高い強度を誇る暗号化アルゴリズム「AES256ビット暗号化」を採用し、Webサーバとブラウザ間のデータ通信も暗号化します。また、ユーザごとに権限を設定できるため、外部取引先や協力会社とのファイル共有も安心です。もちろん、「使えるファイル箱」はバックアップサービスとしても利用可能です。
普段のパソコンと同じくシンプルな操作
Windowsはエクスプローラー、MacはFinderでデータのアップロードやダウンロード、共有が行えるため、使い慣れた操作でファイル共有が可能です。「使えるファイル箱」は導入したらすぐに社内で使い始めていただけます。
「使えるファイル箱」は容量が1TBのスタンダードと、3TBのアドバンスの2つのプランがあります。アドバンスプランでは、IPアドレス制限やダウンロード回数制限など、セキュリティ面をさらに強化しています。
1年契約の場合、スタンダードプランは月額21,230円（税込）、アドバンスプランは月額60,500円（税込）です。1年契約には、初回契約期間中ならいつでも解約・返金申請ができる全額返金保証が付帯します。
まずは30日間の無料トライアルで使い心地や操作感を試してみてはいかがでしょうか？
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FAQ
（1）ファイルストレージとは？
ファイルストレージとは、デジタルデータやファイルを保存・管理するためのオンラインサービスです。厳密にいえば、これまで多くの企業で導入されてきた社内サーバもデータを格納するストレージであり、「ファイルストレージ」とみなすことができます。近年はクラウドサービスの急速な浸透に伴い「ファイルストレージ＝オンラインストレージ」という理解が定着しつつあります。
（2）ファイルストレージのメリットとは？
1. データのバックアップ
企業が保有する多岐にわたるデータのバックアップを簡単に行うことができます。
データにとっての脅威として災害やサイバー攻撃、ヒューマンエラーなどありますが、取引先や顧客からの信頼失墜になりかねない、データ消失のリスクを最小限に抑えることが可能です。
2. データの共有
ファイルストレージがあれば、複数の人が同じデータにアクセスできるため、チームでの作業や共同プロジェクトの管理がスムーズに行えます。
3. ストレージ容量の拡張
ファイルストレージは必要に応じて容量を拡張することができるため、事業の成長に合わせて、データ量が増えても大切な情報を保管できます。
（3）ファイルストレージのデメリットとは？
1. インターネット接続が必要
ファイルストレージを利用するためには、常にインターネットに接続している必要があります。オフライン環境では利用できません。
2. セキュリティリスク
ファイルストレージの別のデメリットは、オンライン上にデータを保存するため、セキュリティリスクが存在する点です。適切なセキュリティ対策を行う必要があります。
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