2020年は新型コロナウイルスの影響で、多くの企業がリモートワーク導入に舵を切る異例の年となりました。そんなリモートワークの時代において、多くの企業で課題として浮上しているのが「ペーパーレス化」の推進です。
書類の管理を紙で行っているのは企業の8割以上
最近アドビが企業の総務担当者500名を対象に行った調査（※1）から、ペーパーレス化の現状を探ってみましょう。
同調査によると、社内の書類管理に紙を使用している企業は、全体の83.8%にも上りました。その内訳を見てみると、「すべて紙で管理している」企業が10.6%、「ほぼすべて紙で管理している」企業が25.2%、「紙とデジタルを半々で管理している」企業が48.0%という数字に。何らかの形でデジタルを導入している企業は多いものの、なかなか完全移行には至っていないという現実が読み取れます。
また同調査では、稟議プロセスのデジタル化があまり進んでいない実態も見えてきました。「あなたの会社では、契約書類やデータなどを複数の人で確認する必要がある際、紙に印刷して一人ずつ確認していくようなシーンがありますか？」という設問に対して、「頻繁にある」または「ときどきある」と回答した企業はあわせて67.4%。稟議を紙の書類で行っている企業はまだまだ多いようです。
リモートワーク時代は「ペーパーレス」が常識に！？
しかしこのような現状も、これから徐々に変わらざるをえなくなりそうです。新型コロナウイルスでリモートワークの場面が増えたいま、紙の書類でやりとりを行うのはますます非効率的になりつつあります。
実際、企業のあいだでは様々な取り組みが活発に進められるようになってきました。電子捺印などの広がりも、その一例だといえるでしょう。これからの時代は、ペーパーレス化がビジネス成功の重要なカギを握りそうです。
ペーパーレス化にはクラウドがぴったり
ペーパーレス化やリモートワークは、最近注目のクラウドとの相性が抜群。たとえば使えるねっとのクラウドサービス「使えるファイル箱」なら、こんなことが可能になります。
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・いちいちメール添付しなくても社内で書類を楽々共有
・ファイル箱に保管した書類は安全なクラウドサーバにあるから、バックアップにもなる
・パソコンだけではなく、スマートフォンからでも書類を閲覧できる
・取引先と瞬時に書類を共有（パスワード保護できるからセキュリティも安心）
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※1：アドビ、「社内データの備えと管理」に関する調査結果を発表 社内データのバックアップ、2割が未実施
