コロナ禍で多くの企業がリモートワークを導入し、場所にとらわれない多様な働き方がスタンダードになりました。オフィスを離れるときは基本的にノートPCを持ち歩くことになりますが、外出先や交通機関の中では開けないことも多くあり、そのときに役立つのがスマートフォンです。
クラウド型ファイル共有サービスの普及や端末の高性能化に伴い、さまざまな業務をスマホで処理することが可能になっていますが、他方でセキュリティなどで不安があるため、それに抵抗を感じる方も多いかもしれません。
今回のブログでは業務でのスマホ使用の現状を分析し、モバイルアプリでもクラウドを活用して仕事をするメリットを考えてみたいと思います。
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目次
スマホを仕事で使う？使わない？
企業にとって最適なファイル共有とは？
ファイル共有なら「使えるファイル箱」がおすすめ！
モバイルでも「使える」ファイル箱
FAQ
スマホを仕事で使う？使わない？
業務用のスマホの普及率
MMD研究所が2024年1月に20～69歳の大企業または中小企業の経営者・従業員の男女20,000人を対象にして実施した調査によると、会社から支給された携帯電話を使っている人は全体の31.5％でした。
この調査からも分かる通り、ノートPCに関しては会社から支給されていることが多いものの、スマートフォンの支給例はまだまだ少ないようです。業務用としてスマホを使用する場合は大半がいわゆる「BYOD（Bring Your Own Device）」、つまり個人所有の端末を業務に持ち込んでいる状況であることが分かります。
日本ではセキュリティの観点からBYODに抵抗がある方が多いと思いますが、コロナ禍においてそうせざるを得なかった企業も少なくないようです。また、ノートPCに加えてスマホまで企業から支給するとなると初期費用が膨らみますし、従業員も複数の端末を管理する手間もかかります。
そのため、海外では日本に先駆けてBYODの導入が進んでおり、生産性やサービス向上につながっていると報告されています。例えば、米最大のスーパーマーケットチェーン「ウォルマート」では2018年10月からBYODを導入し、個人のスマホに専用アプリをダウンロードすることで、出勤報告やシフト管理、音声アシスタントを利用した商品検索が可能になり、業務効率化につながっているとのことです。
スマホで仕事はここまでできる
スマホの普及と密接に関連しているのが移動通信システムの進歩です。現在は商用サービスとして4Gが幅広く使用されているとともに、2020年より5Gの商用サービスも開始されて、急速に普及が進んでいます。さらにBeyond 5G（6G）は次世代情報通信インフラとして2030年代の産業や社会活動の基盤になることが見込まれています。
デジタル技術の急速な進歩と通信環境の整備に伴い、時間や場所に縛られない働き方が可能になってきており、スマホでできる業務も数年前より各段に増えています。特にクラウド型ファイル共有サービスの普及により、メールでは難しかった容量の大きなデータのやりとりも可能になってきました。
身近になってきた5Gの特長として「高速・大容量」「低遅延」「多数同時接続」が挙げられますが、今後6Gが普及することで「通信カバレッジの拡張性」「超安全・信頼性」なども担保されることが期待されています。
今後使用される携帯端末が今わたしたちが使用しているスマホと同じような機能を持つのかどうかは分かりませんが、ビジネスシーンでも、ますます場所を選ばず手元で行える業務量と範囲は広がっていくでしょう。
企業にとって最適なファイル共有とは？
「ノマドワーカーにとってはスマホでの仕事が可能でも企業にはハードルが高い」とお考えの担当者も多いことでしょう。確かにセキュリティリスクなどを考えると、企業がクラウド型ファイル共有サービスの導入に慎重になるのもよく理解できます。
クラウド型ファイル共有サービスの利用状況
総務省の令和5年通信利用動向調査によると、2023年においてクラウドサービスを一部でも利用している企業の割合は77.7％であり、2021年の70.4％から7.3ポイント上昇しています。同省の「情報通信白書（令和3年版）」によると、2016年におけるクラウドサービスの利用割合は46.9％と半数に満たなかったにもかかわらず、たったの7年で8割近くの企業がクラウドサービスを利用するようになったのです。ここ数年でクラウドサービスに対する企業の意識も大きく変化してきたことがうかがえます。
出典：「令和5年通信利用動向調査の結果」（令和6年6月7日、総務省）
（https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/statistics/data/240607_1.pdf）
法人でのクラウド利用で求められるポイント
同調査によると、利用した企業のうち、「非常に効果があった」または「ある程度効果があった」と回答した企業の割合は88.4％に達しており、セキュリティ等の不安を抱えていながらも導入した効果を実感していることが分かります。
では、これらの効果を実感している企業はクラウドによって高度な利用を行ったのでしょうか？利用したサービス内容を見てみると、「ファイル保管・データ共有」が68.8％と最も多く、「社内情報共有・ポータル（55.8％）」、「電子メール（55.1％）」と続きます。「営業支援（19.9％）」や「プロジェクト管理（16.9％）」などの高度な利用は低水準にとどまっています。つまり、法人においてはクラウドをファイル・データ共有ツールとして用いるだけで各段に業務効率が向上し、導入効果を実感できることをこれらの調査結果は示しています。
出典：「令和5年通信利用動向調査の結果」（令和6年6月7日、総務省）
（https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/statistics/data/240607_1.pdf）
ファイル共有なら「使えるファイル箱」がおすすめ！
高い有用性が証明済みのクラウドストレージサービスを自社でも導入したい場合、おすすめツールは使えるねっとが提供する「使えるファイル箱」です。
使えるファイル箱の魅力は、圧倒的なコストパフォーマンスに加えて、抜群のセキュリティです。企業にとって貴重な情報資産を安全かつ手軽に共有できるのです。
使えるファイル箱では、SSL通信に加え、シークレットキーによる二重暗号化を実施しています。また、暗号化技術の中でも高い強度を誇る暗号化アルゴリズムAES256ビット暗号化を採用しているため、不正アクセスによる解読はほぼ不可能、鉄壁の守りを誇ります。
また、シンプルな操作性で普段のパソコン操作と同じように使えるため、別途研修を実施する必要もありません。仮に使い方に悩んだり、万が一サイバー攻撃にさらされたりするなど、思いがけないトラブルに遭遇しても、専属スタッフのカスタマーサポートを受けられるため、困ったときも安心です。
モバイルでも「使える」ファイル箱
使えるねっとが提供するクラウドストレージサービス、「使えるファイル箱」はその使いやすさと導入コストの低さから多くの中小企業様に支持していただいています。もちろん、モバイルでも「使える」サービスです。
モバイルアプリのダウンロード
お使いの端末がiOSであればApp Storeから、AndroidであればGoogle Play ストアから「RushFiles」をダウンロード、ログインすればすぐにスマホでも「使えるファイル箱」を利用できるようになります。
スマホで手軽にファイルを同期・共有
出先でファイルの共有をしたり、内容を手早くチェックしたりするときにスマホでの使用も可能であれば大きなアドバンテージになるはずです。ユーザ数は無制限で100人でも、1,000人でも料金は一律、アカウントが増えても課金は必要ありません。デフォルトで大容量の1TB、月単価21,230円（税込、1年契約）から導入可能です。
さらに多くのデータをクラウドストレージで共有し、セキュリティも強化したい方にはアドバンスプランもおすすめ、60,500円（月単価、税込）ですぐにお使いいただけます。
スタンダードプランを従業員100人で使用する場合、月額1人あたり約210円、300人だと月額1人約70円で済みます。
将来を見据え、DXを進めるためにスマホでのファイル・データ共有サービスも視野に入れて、ご検討してみてはいかがでしょうか？30日間の無料トライアルも実施していますので、お気軽にお問い合わせください。
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FAQ
（1）クラウドフォルダの共有方法は？
「使えるファイル箱」ではインターネット環境さえあれば、ファイルをフォルダごとにまとめ、クラウド上でデータ共有できます。また、フォルダごとにアクセス権限の管理ができるため、社外ユーザとの共有も安心です。
（2）OneDriveで共有したファイルは誰でも見れる？
OneDrive上のファイルは簡単に共有できるため、相手にリンクを送ればいつでもファイルを閲覧、ダウンロードできます。もし、相手に編集されたくない場合は権限を「閲覧」のみに制限することも可能です。
（3）iCloudでファイルを共有するデメリットは？
Apple製品のクラウドストレージ「iCloud」のデメリットは共有アルバムを削除すると、その中の写真や動画もすべて完全に削除される点です。また、無料のストレージが5GBで小さめのため、有料プランに課金する必要を感じるユーザも多いようです。
お電話でのお問い合わせはこちら：03-4590-8198
（営業時間：10:00-17:00）
