新型コロナウイルスの感染が落ち着き始め、コロナ前と同じように営業や出張に出られる方も増え始めることが予想されます。オフィスを離れるときは基本的にノートPCを持ち歩くことになりますが、外出先や交通機関の中では開けないことも多くあり、そのときに役立つのがスマートフォンです。
クラウド型ファイル共有サービスの普及や端末の高性能化に伴い、さまざまな業務をスマホで処理することが可能になっていますが、他方でセキュリティなどで不安があるため、それに抵抗を感じる方も多いかもしれません。
今回のブログでは業務でのスマホ使用の現状を分析し、モバイルアプリでもクラウドを活用して仕事をするメリットを考えてみたいと思います。
スマホを仕事で使う？使わない？
業務用のスマホの普及率
会社員を対象に2017年に行われた調査によると、ノートPCに関しては会社から支給されていることが多いものの、スマートフォンの支給例はまだまだ少ないようです。業務用としてスマホを使用する場合は大半がいわゆる「BYOD(Bring Your Own Device)」、つまり個人所有の端末を業務に持ち込んでいる状況であることが分かります。
日本ではセキュリティの観点からBYODに抵抗がある方が多いと思いますが、コロナ禍においてそうせざるを得なかった企業も少なくないようです。また、ノートPCに加えてスマホまで企業から支給するとなると初期費用が膨らみますし、従業員も複数の端末を管理するコストもかかります。
そのため、海外では日本に先駆けてBYODの導入が進んでおり、生産性やサービス向上につながっていると報告されています。例えば、米最大のスーパーマーケットチェーン「ウォルマート」では2018年10月からBYODを導入し、個人のスマホに専用アプリをダウンロードすることで、出勤報告やシフト管理、音声アシスタントを利用した商品検索が可能になり、業務効率化につながっているとのことです。
スマホで仕事はここまでできる
堀江貴文氏は「もう、パソコンはいらない。スマホがあればどこにいても働けるし稼げる」と述べ、連絡から原稿作成までスマホだけで完結させているといいます。もちろん、誰もが彼のように稼げるわけではありませんが、デジタル技術の急速な進歩と通信環境の整備に伴い、時間や場所に縛られない働き方が可能になってきており、スマホでできる業務も数年前より各段に増えています。特にクラウド型ファイル共有サービスの普及により、メールでは難しかった容量の大きなデータのやりとりも可能になってきました。
企業にとって最適なファイル共有とは？
「ノマドワーカーにとってはスマホでの仕事が可能でも企業にはハードルが高い」とお考えの担当者も多いことでしょう。確かにセキュリティリスクなどを考えると、企業がクラウド型ファイル共有サービスの導入に慎重になるのもよく理解できます。
クラウド型ファイル共有サービスの利用状況
総務省の令和3年版情報通信白書によると、2020年においてクラウドサービスを一部でも利用している企業の割合は68.7％であり、2019年の64.7％から4.0ポイント上昇しています。2016年は46.9％と半数に満たなかったにもかかわらず、たったの5年で7割近くの企業がクラウドサービスを利用するようになったのです。ここ数年でクラウドサービスに対する企業の意識も大きく変化してきたことがうかがえます。
出典：令和3年情報通信白書（総務省）
https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/r03/html/nd242140.html
法人でのクラウド利用で求められるポイント
同白書によると、利用した企業のうち、「非常に効果があった」または「ある程度効果があった」と回答した企業の割合は87.1％に達しており、セキュリティ等の不安を抱えていながらも導入した効果を実感していることが分かります。
では、これらの効果を実感している企業はクラウドによって高度な利用を行ったのでしょうか？利用したサービス内容を見てみると、「ファイル保管・データ共有」が59.4％と最も多く、「電子メール（50.3％）」、「社内情報共有・ポータル（44.8％）」と続きます。「営業支援（17.6％）」や「生産管理（10.2％）」、「課金・決済システム（8.0％）」などの高度な利用は低水準にとどまっています。つまり、法人においてはクラウドをファイル共有ツールとして用いるだけで各段に業務効率が向上し、導入効果を実感できることをこれらの調査結果は示しています。
出典：令和3年度情報通信白書（総務省）
https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/r03/html/nd242140.html
モバイルでも「使える」ファイル箱
クラウド型ファイル共有サービスには多々ありますが、使えるねっとが提供する「使えるファイル箱」はその使いやすさと導入コストの低さから多くの中小企業様に支持していただいています。もちろん、モバイルでも「使える」サービスです。
モバイルアプリのダウンロード
お使いの端末がiOSであればApp Storeから、 AndroidであればGoogle play storeから「Rushfiles」をダウンロード、ログインすればすぐにスマホでも「使えるファイル箱」を利用できるようになります。
スマホで手軽にファイルを同期・共有
出先でファイルの共有をしたり、内容を手早くチェックしたりするときにスマホでの使用も可能であれば大きなアドバンテージになるはずです。ユーザー数は無制限で100人でも、1,000人でも料金は一律、アカウントが増えても課金は必要ありません。デフォルトで大容量の１TB、月単価10,780円（税込、3年契約）から導入可能です。
アフターコロナに向けて、スマホでのファイル共有サービスも視野に入れて、ご検討してみてはいかがでしょうか？無料トライアルも実施していますので、お気軽にお問い合わせください。
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（営業時間：10:00-17:00）
