いまや働き方の「ニューノーマル」としてすっかり定着したテレワーク。Web会議ツールやチャットツール、プロジェクト管理ツールなど、テレワーク導入前に準備すべきツールはたくさんあります。ただ中小企業の場合は、まず最初に「クラウドストレージ」を導入することをおすすめします。
今回の記事では、その理由と、クラウドストレージ導入のメリット・デメリット、自社に最適なクラウドストレージの選び方について解説します。
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目次
テレワークやサテライトオフィスを導入する際の課題
まず最初に導入すべきは「クラウドストレージ」
テレワークに欠かせないクラウドストレージとは
テレワークでクラウドストレージを導入するメリット
テレワークでクラウドストレージを導入するデメリット
テレワークに活用するクラウドストレージの選び方
中小企業のリモートワーク導入におすすめの「使えるファイル箱」
FAQ
テレワークやサテライトオフィスを導入する際の課題
テレワークやサテライトオフィスは、物理的なオフィスに人が集まって仕事をするのではなく、インターネットを経由したオンラインでのやりとりがメインになります。そのため、以下の2つの課題に直面します。
1. コミュニケーションにおける課題
2. セキュリティ面の課題
以下、それぞれについて説明します。
1. コミュニケーションにおける課題
オンラインで行うテレワークでは、以下のような課題があるといわれます。
・言葉にできない雰囲気や「空気」などいわゆる「暗黙知」を伝えにくい
・オフィスではできる雑談や、偶然出会った人との立ち話の機会がなくなり、アイディアやひらめきが生まれる機会が減る
・コミュニケーション効率が下がり、生産性も低下する
2. セキュリティ面の課題
オンラインを前提にしたテレワークの課題として頻繁に指摘されるのがセキュリティ面の課題です。
総務省が約8,200社を対象に、2021年12月～2022年1月に行った「テレワークセキュリティに関する調査」では、全体の51.6％がテレワークの導入にあたり「セキュリティの確保」が課題になったと回答しました。具体的に最も多かった取り組みは「マルウェア対策」（65％）であり、ほかにも「脆弱性管理」（53.4％）、「資産管理」（58.1％）などの回答がありました。
出典：「テレワークセキュリティに関する実態調査（R3年度）」（総務省）（https://www.soumu.go.jp/main_content/000811683.pdf）
まず最初に導入すべきは「クラウドストレージ」
「クラウドストレージ」を最初に導入すべき理由は、上に挙げたテレワークの2つの課題に対応するためのソリューションとしてクラウドが効果的だからです。
以下、クラウドストレージとは何か、およびそれがどのようにコミュニケーションとセキュリティの問題を解決できるのかをご説明します。
テレワークに欠かせないクラウドストレージとは
クラウドストレージとは、インターネット上にデータを保存しておく記憶装置のことです。自社内に情報システムを構築し、サーバを運用する「オンプレミス」とは異なり、インターネットを経由する点が特徴です。
クラウドストレージの仕組み
クラウドストレージは記憶装置であるため、文書や動画、画像などさまざまなデータやファイルを保存できます。アクセス権限を持ったユーザなら、社内の従業員であれ、外部の取引先であれ、クラウドストレージの情報を閲覧したり、アップロード・ダウンロードしたりすることが可能です。
テレワークでのクラウドストレージの活用シーン
テレワークでクラウドストレージを活用すれば、複数のメンバーでプロジェクトを進めるときなどにも共同作業がしやすくなります。ユーザごとに権限を設定できるため、プロジェクトのメンバーには編集権限を与え、取引先からのアクセスは閲覧のみにすることなども可能です。
また、メールに添付するには容量が大きい動画ファイルなども、クラウドストレージがあれば簡単に他のユーザと共有できます。
【事例】株式会社トラステック：ファイル箱のメリットは「共同作業」がしやすいこと
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テレワークでクラウドストレージを導入するメリット
テレワークでクラウドストレージを導入するメリットとして以下の5つについて説明します。
1. どこからでもファイルにアクセスできる
2. データのバックアップの役割もかねている
3. 社員同士や外部と連携が取りやすくなり業務効率が上がる
4. テレワークにむけた環境構築・整備の手間が省ける
5. データや機器の保守管理の負担が軽減される
以下、ひとつずつ説明します。
1. どこからでもファイルにアクセスできる
クラウドストレージはインターネット環境さえあれば、どこからでもファイルにアクセスできます。そのため、テレワークの実現はもちろん、温泉地や大自然の中のリゾート地で休暇中に時間の一部を仕事にあてる「ワーケーション」とも親和性があります。
2. データのバックアップの役割もかねている
クラウドストレージには業務に必要なあらゆるファイルやデータが集約されており、絶えず更新されています。ユーザが使用している端末からデータが失われても、クラウドストレージには残っているため、バックアップの役割もかねているといえるでしょう。
もっとも、クラウドストレージのデータそのものもサイバー攻撃や災害などで失われるリスクはゼロではないため、クラウドストレージを利用していてもバックアップサービスの利用は別途必要です。
3. 社員同士や外部と連携が取りやすくなり業務効率が上がる
クラウドストレージを導入すれば、社員同士だけでなく、社外の取引先とも連携が取りやすくなり、業務効率が上がります。
例えば、ファイルのやりとりをするにしても、メールに添付したり、USBメモリを使って渡したりするにはどうしても工数が増えてしまいます。その点、クラウドストレージでは指定のフォルダにマウスで「ドラッグ＆ドロップ」すれば一瞬のうちに共有が完了します。
4. テレワークにむけた環境構築・整備の手間が省ける
クラウドストレージを使ったテレワーク環境構築・整備はオンプレミスよりも圧倒的にコスト削減になります。
なぜなら、テレワークを前提にオンプレミス環境を整備しようとすると、あらかじめ利用者数や通信量などを予測して容量を選択しなければならず、予測より実際の需要が大きければさらにシステムの追加などが必要になるからです。
クラウドストレージでは、予想外の需要が生じても容量やユーザの上限を自由に拡張できます。
5. データや機器の保守管理の負担が軽減される
クラウドストレージを導入して、テレワーク環境を整備すればデータや機器の保守管理の負担が軽減されます。なぜなら、クラウドストレージサービスの提供業者がそれらの作業を行ってくれるからです。
それに対して、テレワーク環境をオンプレミスを前提に構築しようとすると、保守管理のために自社で人的リソースを割かなければなりません。もし、トラブルが起きたら、解決するまで担当者はつきっきりで対応せざるを得ません。
参考：「テレワークセキュリティガイドライン第５版」（総務省）（https://www.soumu.go.jp/main_content/000752925.pdf）
テレワークでクラウドストレージを導入するデメリット
他方、テレワークでクラウドストレージを導入するデメリットや注意点としては以下の2点があります。
1. 提供業者のセキュリティ対策レベル
2. サービスの利用料金
1. 提供業者のセキュリティ対策レベルに注意が必要
クラウドストレージを利用する際には提供業者のセキュリティ対策レベルが十分に高いことを確認しておく必要があります。
例えば、あるベンチャー系中小企業Ａ社はクラウドストレージ提供業者のレンタルサーバにのみデータを保存していたところ、提供業者Ｂ社にシステム障害が発生しました。しばらくすると、「レンタルサーバに保管していた重要なデータが消えてしまっており、復旧できない」とＢ社から連絡がありました。
サービス規約では、データのバックアップや復旧は利用者の責任であることが明記されていたためなす術はなく、データ消失によりＡ社は多大の損害を被ってしまいました。
データ消失のリスクを完全になくすことはできないとしても、できるだけそれを減らすためにクラウドストレージの提供業者に関する情報収集を行い、比較検討することが不可欠です。
出典：「安心してインターネットを使うために 国民のためのサイバーセキュリティサイト」（総務省）（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/cybersecurity/kokumin/business/business_case_13.html）を加工して作成
2. 大手のクラウドストレージはサービスの利用料金が高いことも
提供業者によってサービスの仕組みや価格帯が異なるため、大手のクラウドストレージは利用料金が高いことも十分ありえます。「導入するなら大手が安心」と短絡的に考えるのではなく、「自社がテレワーク環境を導入するにあたってクラウドストレージに何を求めるのか」という観点から考えれば、必要以上にコストを払い続けることが避けられるでしょう。
テレワークに活用するクラウドストレージの選び方
ここでは、テレワークに活用するクラウドストレージの選び方を解説します。以下の4つのポイントを覚えておきましょう。
1. 容量と料金プランが自社に見合っているか
2. 必要な機能を満たしているか
3. ストレスを感じない操作感か
4. 万全なセキュリティ対策がされているか
ひとつずつ見ていきましょう。
1. 容量と料金プランが自社に見合っているか
自社の業務に必要十分な容量を選ぶ
クラウドストレージの容量はさまざまです。「将来性のことを考えると容量無制限」を選びたくなるかもしれませんが、本当にそんなに必要でしょうか？
どのくらいの容量を選ぶかは、主に企業規模と業務内容によります。大企業で数千人のユーザがアクセスする場合と、10人程度の中小企業が使用するクラウドストレージには容量の違いがあってしかるべきです。
また、テキストファイルのやりとりが多い企業と、デザインや映像を扱う企業とでは、クラウドストレージに保存するデータ容量も異なります。
クラウドストレージはオンプレミスに比べて拡張性が高いため、導入時の容量で足りなくなった場合は自由に追加できることも覚えておきましょう。
自社の業務に見合った料金プランを選ぶ
クラウドストレージサービスの料金プランは、大きく分けてユーザ数に基づいて課金されるタイプと、容量に基づいて課金される従量課金タイプがあります。
中小企業では、そもそも従業員数が少ないため、ユーザ課金のほうがコストを抑えやすいでしょう。しかし、一定の容量を確保しつつも、将来の業務規模拡大に備えたい場合はユーザ数無制限で従量課金タイプがよいかもしれません。
容量無制限のクラウドストレージについて知りたい方はこちら
2. 必要な機能を満たしているか
テレワークを前提にクラウドストレージを導入する場合、必要な機能が備わっているかどうかも確認しましょう。例えば、以下のような機能をチェックしておくとよいでしょう。
・ユーザに合わせて権限設定を変えられるか
・共有ファイルのサイズ上限は無制限か
・スマホからも簡単にアクセスできるか
・ブラウザ上でOfficeファイルを編集できるか
クラウドストレージを導入したものの、必要な機能が備わっておらず、結局使われなければ本末転倒です。
3. ストレスを感じない操作感か
ストレスを感じない操作感かどうかもポイントです。いくら万全のセキュリティ対策がされており、テレワークに必要な機能が備わっていても、操作性が普段使っているOSと大きく乖離するようなら、やはり社内で普及は難しいでしょう。
4. 万全なセキュリティ対策がされているか
クラウドストレージを導入する場合、提供業者に企業の重要情報を委託することになります。そのため、提供業者側に万全のセキュリティ対策がされているかは十分な調査が不可欠です。
もっとも、近年は総務省「テレワークセキュリティガイドライン（第5版）」において提唱されている「ゼロトラストモデル」が情報セキュリティにおいては主流になっています。「ゼロトラスト」とは、企業の情報に関与するものは内外問わずすべて「信頼しない」という考え方です。
つまり、「完璧な情報セキュリティ」も、「100％信頼できるクラウドストレージ提供業者」も存在しないという前提で、企業側が主体的かつ積極的にセキュリティ対策を行うべき点は忘れないようにしましょう。
参考：「テレワークセキュリティガイドライン第５版」（総務省）（https://www.soumu.go.jp/main_content/000752925.pdf）
中小企業のリモートワーク導入におすすめの「使えるファイル箱」
成長期の中小企業がテレワークを導入する際におすすめなのが「使えるファイル箱」です。ポイントは以下の3つ。順を追って説明します。
1. ユーザ数無制限
2. 使いやすい操作性
3. 安心のセキュリティ対策
1. ユーザ数無制限！成長期の会社でも追加費用がかさまない
使えるファイル箱は、ユーザ数が100人でも、1,000人でも料金は一律です。成長期の中小企業では、従業員数が急激に増加する可能性もありますが、その場合でもユーザ課金や権限発行に悩むことはなく、追加費用はかさみません。
2. 普段のパソコンと同じような操作で使えるので講習の必要なし
使えるファイル箱は、専用のインターフェイスを必要としません。WindowsならExploler、MacならFinderで共有フォルダを扱うため、テレワーカーも含めて普段の使い慣れた方法で操作できます。いつもと同じようにデータのアップロード、ダウンロード、共有が可能です。
3. 安心のセキュリティ対策で大事な情報を守る
使えるファイル箱なら、セキュリティ対策も万全です。その中には以下のようなものがあります。安心のセキュリティ対策の一部をご紹介します。
使えるファイル箱の利用料金は、容量1TB、ユーザ数無制限で月単価18,480円（税込、スタンダードプランで1年契約の場合）からご利用いただけます。セキュリティ対策をさらに強化し、容量を3TBにしたアドバンスプランなら月単価52,624円（税込、1年契約）です。
使えるねっとは、年間契約新規ご契約者の方を対象に最初1年間、プランの契約をいつでも解除可能とし、その場合の全額返金を保証いたします。これにより、使えるファイル箱が本当に満足できるサービスかどうかを、実際に1年間使ってみて、じっくり見定めていただけます。
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FAQ
（1）無料のクラウドサービスにはリスクはある？
A：有料のクラウドサービスと比べると、セキュリティ面での心配があることは否めません。 サイバー攻撃やデータ消失のリスクを減らすために、企業での利用なら無料トライアル後の有料プランに切り替えるのがベストでしょう。
（2）ツールのセキュリティ対策だけでは不安…他の対策方法は？
A：大きく分けて「ルールの整備」と「技術的なセキュリティ対策」があります。「ルールの整備」には、テレワーカーを含めたセキュリティガイドラインの作成が、「技術的なセキュリティ対策」には、データ暗号化や、安全な回線の使用、ウイルス対策ソフトの導入などが含まれます。
（3）テレワークにおすすめの他のクラウドサービスは？
A：例えば以下のようなツールがあります。
1. Web会議システム：テレワークの定番ツール
2. ビジネスチャット：コミュニケーション課題を解決
3. グループウェア：業務で必要なアプリを集約
4. プロジェクト管理ツール：時間管理を効率よく
5. クラウド勤怠管理システム：労務管理を確実に
お電話でのお問い合わせはこちら：03-4590-8198
（営業時間：10:00-17:00）
