クラウドストレージを利用する企業の割合が年々増加しています。「令和3年度情報通信白書（令和3年版）」によると、2020年にクラウドサービスを一部でも利用している企業の割合は68.7％（「全社的に利用している」39.4％、「一部の事業所又は部門で利用している」29.3％）で2019年の64.7％から4.0ポイント上昇しました。
「クラウドサービス＝ファイルサーバのオンライン化」というイメージが強いかもしれませんが、特徴はそれだけではありません。今回はファイルサーバと比較しながら、クラウドストレージが企業の直近の課題に対して包括的なソリューションを提供できるといえる理由について説明します。
ファイルサーバとは
従来、企業や組織で資料を共有するためにファイルサーバが使われてきました。しかし、テレワークの導入など時間や場所にとらわれない働き方に対応するためにファイルサーバだけでは限界があることが徐々に明らかになっています。
例えば、企業向けIT製品情報サイト「キーマンズネット」が2021年12月から2022年1月にかけて行った調査によると、勤務先で「ファイルサーバのみ利用する」と回答した割合は38.8％で前年度の52.3％から約14ポイントも減少しました。それに対し「クラウドストレージと併用している」との回答は48.8％で前年度の39.8％から9ポイント上昇しています。
ファイルサーバが抱える課題
企業のニーズに応える上でファイルサーバが抱える限界や課題には、以下のようなものがあります。
ファイルの共同編集ができない
これまでのファイルサーバでは、基本的にひとつのファイルを同時に共同編集することができません。たとえばあるエクセルファイル上でセル内の数値を二人のメンバーがそれぞれ編集したいとき、「ひとりが最初に編集し、その後ファイルを閉じてからもうひとりが編集する」という面倒なステップが必要になります。Googleスプレッドシート、Office Onlineなど自由に共同編集できるオンラインツールも広く使われるようになる中、こうした業務プロセスではストレスがたまってしまいます。
社外やモバイルデバイスからのアクセスが難しい
ファイルサーバだと、社外やモバイルデバイスからのアクセスには複雑な準備が必要で、気軽に使えるシステムとはいえません。そのため外出先で資料をチェックしたいときは事前にローカルストレージにコピーしなければならないなど、業務の生産性に悪影響が出てしまいます。テレワークが当たり前になった今、致命的な弱点です。
管理運用に手間がかかる
ファイルサーバの場合、自前で社内にサーバを用意しなければならないので、その管理運用に手間がかかります。何か障害が発生したときは急いで対応する必要がありますし、ファイルサーバを運用することで社内の技術者にそれなりの負担がかかることは間違いないでしょう。クラウドストレージという選択肢が一般的になった今、自前のファイルサーバ運用に手間をかけることの意味は薄れつつあります。
クラウドストレージ（オンラインストレージ）とは？
ご存じのようにクラウドストレージとは、ファイルやデータなどを格納するストレージをオンライン上で提供するサービスのことですが、単に「クラウド＝ファイルサーバのオンライン化」ではないことに注意が必要です。
クラウドストレージを利用するメリット
クラウドストレージに移行することで、上記で取り上げた課題を一気に解決できるほか、コスト面やセキュリティ面でも様々なベネフィットが得られます。ここからは、クラウドストレージを利用することのメリットをいくつか見てみましょう。
常に一定のコストしかかからないから安心
ファイルサーバは導入時に多大なコストがかかるほか、故障などで突発的なコストが発生します。それに比べるとクラウドストレージは月額料金を支払うだけで済むため、予算を計算しやすく、無駄な出費が抑えられるのがメリットです。ちなみに後述する使えるねっとの「使えるファイル箱」は月単価10,780円（税込、3年契約）で導入可能です。
セキュリティ強化や災害対策につながる
クラウドストレージはサーバ管理やセキュリティ対策のプロが運用しているため、実は社内でファイルサーバを整備するよりずっと安全。さらに、物理的なサーバが会社から離れた場所に存在することになるため、災害発生時のBCP（「Business Continuity Plan＝事業継続計画」）にもつながります。
「国土交通白書2021」によると、日本は災害が起こりやすい国土に加え、世界の大規模地震の約2割が発生する地震多発国でもあるとのことです。とりわけ日本における豪雨災害は激甚化・頻発化しており、2019年の水害被害額は全国で2兆1,800億円となり、1年間の津波以外の水害被害額が統計開始以来最大となりました。同白書は今後も南海トラフ地震や首都直下地震などのリスクについても警告しており、どの企業も「うちは大丈夫だろう」と高をくくることはできない状況であり、早急にBCPを考えるべき時に来ています。
機能性抜群「使えるファイル箱」
使えるねっとの「使えるファイル箱」は、単なる「オンライン上のファイルサーバ」ではありません。安価な料金と高度なセキュリティ、多彩な機能、そして使いやすさがすべて揃ったファイルサーバ型クラウドストレージで、御社が抱える課題に対する包括的なソリューションを提供します。使えるファイル箱ならではの特徴をご紹介します。
ファイルの共有が簡単&安心
使えるファイル箱では、右クリックメニューから簡単に共有リンクを作成し、簡単に社内外でファイルをシェアできます。さらに共有リンクにはパスワードはもちろん、有効期限を設定できるためセキュリティ面でも安心です。
特定のユーザとだけファイルを共有するためのフォルダも作成可能です。その場合はあらかじめグループを作っておいて、そのグループを選択することもできますし、共有したいユーザーを一人一人選択して追加することも可能です。
ユーザー数無制限
使えるファイル箱はなんとユーザー数無制限。社員だけでなく、不定期なアルバイトや外部取引先が多い場合など、追加料金なしで必要に応じて自由にユーザー招待が可能です。
ユーザー追加も手軽に行えます。この際、新規ユーザーに共有フォルダの作成権限を与えるかどうかも選択できます。
これにより、社内外を問わず、チーム全体でセキュアにファイルを共有できるため業務効率も格段にアップします。
今までのファイルサーバと同じ使い勝手
使えるファイル箱は、いわば従来の外付けディスクを仮想化した「バーチャルドライブ（仮想ドライブ）」です。つまり、USBスティックを利用するのと同じ感覚で、オンラインのデータを利用できるのです。物理的な機器に代わってクラウド上に大事なデータを手軽に保存できるため、従来型のファイルサーバとまったく同じ使い勝手で利用できます。ファイルの移動やコピー、フォルダの新規作成など、よく使うタスクはどれも直感的なインターフェースで、最初から違和感なく操作できます。他社サービスのように同期をするのではなく、お客様のPCクライアントごとに、キャッシュの保持期間が指定できるため、容量が少ないSSDなどを搭載しているノートパソコンでも、ブラウザにログインすることなく常に社内の全てのデータにアクセスすることが可能です。
ファイルの復元が自由自在
使えるファイル箱は、最大999日分のファイルの復元が自由自在。編集前の昔のバージョンを復元したりと、便利に使うことができます。また、誤って削除してしまったデータでも7日間はゴミ箱へ保存されるので、保存期間内は復元が可能です。
以上のような特徴を備えた使えるファイル箱はデフォルトで大容量の１TB、月単価10,780円（税込、3年契約）から導入可能です。無料トライアルも実施していますので、お気軽にお問い合わせください。
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無料通話：0120-961-166
（営業時間：10:00-17:00）
